2021/10/11

【エールからのお役立ち情報】Web会議を行う際の留意点 (2020年9月号エール・スピリッツより)

Web会議を行う際の留意点

 

本記事は2020年9月号のエール・スピリッツでお届けした記事です。
現在も続くコロナ対策のためにご活用いただける情報として掲載させていただいております。
ご参照下さい。

 
「新しい生活様式」に対し企業としても対応を求められるようになり
WEB会議システムの活用が進んでいるように見受けられます。
場所や移動時間の制約が少ないため、感染症対策のメリットの他、
業務効率化の観点からもさらに利用が進むのではないかと考えます。
そこで、主催者側の視点を中心にWEB会議を行う場合の留意点をご紹介します。

①パソコン等の環境を事前確認

利用するWEB会議システム(以下、システム)によっては、アプリのインストールが必要なものや、
推奨環境に特定のブラウザを指定しているものがあります。
会議の主催者は、使用するパソコン等にアプリや対象のブラウザをインストールすることを参加者へ連絡し、
事前準備を促しましょう。
また、使用するパソコンにマイクやカメラが付いているかどうかを参加者に事前確認してもらい、
会議前に一度テストを動作テストをしておくことも会議をスムーズに進める上で大切なポイントです。
参加者が複数名いる場合は「発言時以外は音声を切る」などのルールも明確化しておくとよりスムーズです。
これらの準備と同時に、主催者としてシステムにどんな機能があるのか、
できること、できないことを確認します。
システムでの利用方法を確認して、必要に応じて参加者へ案内をしておきましょう。

②セキュリティ上の注意

自宅や会社の自席からWEB会議に参加すると、自宅や自席の様子がカメラに映り込みます。
システムによっては背景をぼかしたり、別の画像を設定したりできる機能がありますが、
横を向くなど自分が動くことで背景が外れてしまうこともあります。
壁やカーテンを背にするなど、想定外に背景が映り込んでも問題ないようにして、会議に臨むと安心です。
また、主催者として資料や画面を参加者に共有する場合は、
個人情報や機密情報流出を防ぐためにもデスクトップや表示ブラウザを事前に整理しておくことをお勧めします。

③Web会議で心がけたいこと

上記①、②は会議をスムーズに進める上での確認しておきたいポイントを挙げました。
③では主催側も参加側もどちらも留意しておくことで会議を気持ちよく進めるために
エールでも気をつけているポイントを例に挙げさせていただきます。ご参考となれば幸いです。

 

・Web会議中は表情が見えるようマスクを外す

顔が見える状態ではあるものの、対面でのやりとり以上に「表情」が見えるかどうかが
大切になります。表情や相づち、視線といった些細な反応でも相手に安心感を与えられるよう
マスクをはずせる環境を整えて、画面上しっかりコミュニケーションが取れるよう心がけましょう。

・カメラの角度・明るさにも配慮

参加している環境にもよりますが、カメラの角度や照明等で相手に与える印象は大きく変わります。逆光になって表情が暗く映っていないか、画面に対し自身の顔が小さくなっていないか、真ん中にしっかり写っているかといった点を注意するだけでも、会議への取り組み姿勢、誠実な印象や安心感が変わります。

※悪い例 

 

それぞれ異なる環境の中でも対面と変わらないコミュニケーションが取れるのが
Web会議システムの良いところです。
しかしながら環境によっては逆効果になってしまうことも生じかねません。
これから導入される企業様も既に導入されている企業様も今一度
ルールやマナーの見直しいただく際にご参考となれば幸いです。

 

【ご参照下さい】
■厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト
https://telework.mhlw.go.jp/qa/

■厚生労働省 国民の皆さまへ (新型コロナウイルス感染症)
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000121431_00094.html

■新型コロナウイルスに関するQ&A(企業の方向け)(2021年7月28日時点版)
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kenkou_iryou/dengue_fever_qa_00007.html

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